Aquí, paso a paso, es cómo St. Thomas Aquinas Church, de Rio Rancho, Nuevo México, planificó y llevó a cabo un proyecto de evangelización masiva, “Outreach '96”. La creación de nuestro pastor, Mons. Douglas A. Raun, la campaña nos exigió desarrollar este plan de acción detallado.
Al utilizar nuestras estrategias y adaptarlas a las necesidades de su propia parroquia o diócesis, usted también puede llegar a todos los hogares de su área. Las siguientes páginas son una adaptación de un informe que le presenté a Mons. Raun y los organizadores del programa.
El propósito de la divulgación '96
1. Mostrar la presencia de la Iglesia Católica en la comunidad de Río Rancho y su preocupación por las almas contactando a todas las direcciones de la ciudad (17,200) por correo. Se inició un seguimiento puerta a puerta en barrios seleccionados de los cuadrantes noreste y noroeste de la ciudad, lo que refleja nuestra especial preocupación por las personas que residen más alejadas de St. Thomas Aquinas Church, única parroquia existente en la ciudad.
2. Llegar a los católicos inactivos.
3. Evangelizar a los que no tienen iglesia y a aquellos que no tienen una iglesia actual.
Preparativos de envío
1. Compre un permiso por correo para recibir respuestas de devolución con franqueo pagado. El costo varía, dependiendo de cuántas respuestas se anticipen. La oficina de correos proporciona los códigos de barras listos para la cámara que debe tener impresos en su postal o sobre de respuesta de devolución.
2. Obtenga una lista de todas las rutas postales en su área en la oficina de correos. Recoja muchas bandejas de correo, junto con tarjetas para identificar las bandejas según la ruta. Estos están disponibles en la oficina de correos sin costo alguno.
3. Comprar literatura producida por terceros: utilizamos Catholic Answers' folleto Columna de Fuego, Columna de la Verdad y una estampa de oración de la Divina Misericordia. [Catholic Answers: PO Box 17490, San Diego, CA 92177, (619) 541-1131; Ayudantes Marianos: Stockbridge, MA 01263, (800) 462-7426.]
4. Lleve a la impresora el material gráfico listo para la cámara para el resto del material. Recibimos una carta de nuestro pastor, una postal de respuesta y un sobre. Recuerde tener impreso en todos los sobres el número de permiso de correo masivo y la dirección del remitente de su parroquia.
El número de permiso de correo masivo le permite enviar por correo a una tarifa muy reducida. Cuanto más saturado esté el envío, mayor será el descuento. Como enviábamos por correo a todos los hogares de la ciudad, teníamos derecho al descuento máximo. En lugar de pagar 0.32 dólares, la tarifa por correo regular de primera clase, pagamos sólo 0.06 dólares, la tarifa más baja por un envío de saturación realizado por una organización sin fines de lucro. El descuento se tradujo en un ahorro total de franqueo para nosotros de $4,472.
5. Contrate a una empresa de correo para rellenar, sellar y etiquetar sus paquetes, o hacer lo que hicimos nosotros. Alineamos voluntarios para llenar los sobres. Deje que las personas traigan materiales a casa si lo prefieren, pero asegúrese de darles una fecha límite para devolverlos. Todos los sobres deberán clasificarse por código postal y la clasificación deberá seguir las reglas detalladas de la oficina de correos.
6. Cuente suficientes envíos para cada ruta postal y llene las bandejas en consecuencia. Apila las bandejas según el número de ruta apropiado. Puede escalonar los envíos a lo largo de varias semanas, como hicimos nosotros.
7. Complete la documentación de la oficina de correos, escriba el cheque y luego entregue todo en la oficina de correos.
NOTA: Nuestro costo por pieza, incluyendo impresión, folletos, tarjetas de oración y envío postal, fue de $0.58, y el costo total para llegar a 17,200 hogares fue de $9,976.
Capacitación de voluntarios
Ofrecimos dos sesiones de capacitación: “Fundamentos espirituales/teológicos de la evangelización” y “Lo que se debe y no se debe hacer en la práctica (juego de roles)”.
Durante la segunda practicamos las preguntas clave que se formularán durante la fase puerta a puerta:
“¿Hay alguna bautizado ¿Católicos en esta casa?
En caso afirmativo: “¿Está usted registrado en St. Thomas Aquinas ¿Parroquia?"
Si no: "¿Podemos registrarlo ahora?"
Si no hay católicos en el hogar: “¿Tiene usted una iglesia?”
En caso afirmativo: “Gracias por su tiempo. Dios lo bendiga."
Si no: “¿Alguna vez has considerado adorar con nosotros en St. Thomas Aquinas ¿Iglesia Católica?"
Es importante solicitar voluntarios para que actúen como capitanes de equipo. Asígnales áreas y trabajadores. La responsabilidad de los capitanes de equipo es garantizar que las áreas que les sean asignadas estén cubiertas. Los evangelizadores deben salir de dos en dos, nunca solos.
Indique a los equipos que tomen buenas notas sobre cada hogar que visiten. Como mínimo se deberá indicar la dirección, así como señalar a las familias católicas y no practicantes. Estas son las personas que necesitan un contacto de seguimiento.
Otras preparaciones
1. Pide a las comunidades contemplativas, así como a las comunidades religiosas vecinas, que oren por el éxito de tu proyecto de evangelización. Les preguntamos a los Felicianos en Río Rancho; las Clarisas en Roswell y en Alexandria, Virginia; los Carmelitas en Santa Fe; las Siervas de la Preciosa Sangre en Jemez Springs, Nuevo México; y las Hermanas Dominicas en Summit, Nueva Jersey y Washington, DC
2. Recuerda pedir a tus enfermos y ancianos que sufren que ofrezcan sus oraciones y sacrificios por el proyecto. Ayúdalos a ver el valor de su sufrimiento cuando están unidos a la cruz de Jesucristo.
3. Publique artículos en el boletín semanalmente, explicando el propósito y el progreso de su alcance. Elija un logotipo especial y úselo todas las semanas. Usamos uno que representa a un trabajador del campo con los brazos llenos de grano y una leyenda de la Sagrada Escritura: "La mies es mucha, los trabajadores pocos".
4. Imprima muchos formularios de inscripción parroquial. Distribuya estos a sus evangelizadores y anímelos a registrar personas en sus hogares si es conveniente.
5. Haz credenciales de identificación para tus evangelizadores. Uno de nuestros voluntarios tomó una fotografía de la iglesia con nuestro letrero, que indicaba el horario de misas, en primer plano. Hicimos 100 copias, luego las llevamos a la imprenta y las cortamos, estampamos el nombre de la iglesia en la parte posterior, las laminamos, les hicimos un agujero y les pasamos una cuerda, y luego le dimos una a cada voluntario.
6. Establezca una fecha para dar la bienvenida a los recién llegados y también para dar la bienvenida a los católicos inactivos, para que sus voluntarios puedan contar los detalles a las personas interesadas.
7. Envíe comunicados de prensa a los periódicos locales. Hazle saber a la comunidad que estarás presente.
8. Anima a tus evangelizadores. Habla con ellos frecuentemente. Reúnase con todos los capitanes al menos una vez por semana. Anímelos a mantenerse en contacto entre sí, especialmente cuando sus áreas puedan superponerse.
9. Publique mapas de su comunidad en lugares de alta visibilidad, como en las puertas de la iglesia, para que los feligreses puedan ver el progreso que se está logrando.
10. Mantenga su medidor de correo lleno o tenga a mano muchas estampillas para poder responder rápidamente a las familias que necesitan un seguimiento.
11. Pide a todos que oren.
12. Incluya el esfuerzo de extensión en su oración intercesora en la Misa.
Fase de respuesta
1. Comenzará a recibir comentarios de al menos tres fuentes poco después de comenzar:
— notas de los voluntarios
— tarjetas de respuesta devueltas por correo
— feligreses que llaman para informarle sobre alguien que conocen y a quien deben contactar
2. Haga imprimir folletos que anuncien su sesión de “bienvenida/consulta”. Anúncialo en tu periódico local. Pon un aviso en la sección de religión o en la sección de próximos eventos, además de tu anuncio. Anuncie el evento en el tablón de anuncios de su canal de cable de acceso comunitario. Enviar un aviso a las estaciones de radio.
3. Revise las notas de los evangelizadores y determine qué personas necesitan que se les envíen formularios de inscripción, así como quién parece necesitar una invitación a su sesión de “bienvenida/consulta”.
4. Le recomendamos que no imprima direcciones directamente desde una base de datos. Dirija manualmente todos los sobres e incluya un mensaje escrito a mano en una “nota adhesiva” para personalizar la comunicación. Envíe un volante anunciando su sesión de “bienvenida/consulta” a todas las personas con las que se comunique.
5. Copie cualquier tarjeta de respuesta en la que el encuestado haya indicado que tiene un problema con la Iglesia. Refiera todo esto al clero.
6. Para el evento de “bienvenida/consulta”, nuestro pastor se reunió con los católicos que regresaban y nuestro vicario se reunió con los que preguntaban, durante aproximadamente una hora. Tuvimos recepcionistas en el estacionamiento para dar la bienvenida a nuestros visitantes. Luego hicimos que los grupos se reunieran para una oración final y un evento social. En ese momento, el clero programó citas con cualquiera que deseara más ayuda, y los líderes de nuestro equipo de RICA estaban disponibles para brindar más información a los interesados.
Periodo de Tiempo
Nuestros equipos organizados cubrieron más o menos sistemáticamente los vecindarios seleccionados durante un período de diecisiete días, del 14 al 30 de abril de 1996 (comenzamos el Domingo de la Misericordia).
Después de la evaluación, estos equipos decidieron cubrir otra área designada, lo que hicieron del 5 al 15 de mayo.
Mientras tanto, animamos a todos los feligreses a cubrir al menos su propia calle. La respuesta a este llamado fue muy limitada. Aún así, esta participación adicional amplió nuestra cobertura.
Conclusión
Alcance '96 saturó por completo la ciudad de Río Rancho en el nombre de nuestro Salvador Jesucristo -17,200 direcciones en una ciudad de 50,000 habitantes.
Los evangelizadores establecieron contacto cara a cara con 1,500 familias y casi 400 personas enviaron tarjetas de respuesta. La mayoría de estas personas solicitaron formularios de registro.
Se han recibido cerca de 200 nuevas inscripciones y se ha revitalizado la vida espiritual de quienes participaron como evangelizadores.
El programa ha llevado a la participación del evangelista internacionalmente conocido Dr. Scott Hahn por nuestra parroquia, en cooperación con la Arquidiócesis de Santa Fe, Nuevo México.
Contrariamente a las expectativas de muchos evangelizadores, recibimos sólo dos respuestas negativas con porte pagado, y hubo menos de una docena de informes de portazos en las narices de nuestros feligreses. Así, las respuestas amistosas o neutrales superaron el 99 por ciento.
Outreach '96 ha sido una experiencia abrumadoramente positiva para nuestra parroquia y ha generado un tremendo entusiasmo por la evangelización entre nuestros feligreses.