La cancillería diocesana es la rama administrativa que gestiona todos los documentos escritos utilizados en el gobierno oficial de una diócesis. En la cancillería diocesana, bajo la dirección del obispo o su representante, se redactan, copian y envían todos los documentos que conciernen a la diócesis, y se mantiene un registro de todos los escritos oficiales tramitados o recibidos. El funcionario encargado de estas funciones se conoce como canciller diocesano. En muchas diócesis, el canciller ejerce algunas de las facultades que en otras están reservadas exclusivamente al vicario general. Esto ocurre con mayor frecuencia en diócesis pequeñas, administradas directamente por el obispo, donde el vicario general (que a menudo no reside en la capital episcopal) solo interviene cuando el obispo está ausente o tiene dificultades. En estos casos, el canciller también funge como secretario personal del obispo. Un sistema similar se da incluso en muchas diócesis extensas, administradas por el obispo con la ayuda de uno o más vicarios generales y la cancillería diocesana.
Sin embargo, existen algunas diócesis grandes en las que todos los asuntos reservados personalmente al obispo son ejecutados por él con la ayuda de un secretario o canciller, generalmente un sacerdote, mientras que la mayor parte de la administración diocesana se entrega a un cuerpo de funcionarios bajo la dirección del obispo o su vicario general. Para la correspondencia, el registro y el cuidado de los archivos, dichas oficinas administrativas cuentan con una secretaría o cancillería. La cancillería es un elemento necesario de la administración en toda diócesis. Debe preverse alguna disposición para sus funciones, incluso en las diócesis misioneras, en las prefecturas apostólicas y los vicariatos. Si no se cuidara adecuadamente la correspondencia oficial, no habría tradición en la administración diocesana, se perderían documentos importantes y faltarían las pruebas escritas necesarias en los pleitos y juicios. La famosa Cancillería Apostólica ( Cancellaria Apostolica ) se desarrolló con el tiempo a partir de la cancillería del obispo primitivo de Roma . Debido a la primacía de este último en la Iglesia , su cancillería, naturalmente, tenía relaciones mucho más amplias que la de cualquier otra diócesis cristiana.
Resulta algo extraño, dada la necesidad y, en general, la universalidad de las cancillerías diocesanas, constatar que el derecho canónico común no contempla su creación ni su equipamiento. La explicación reside en la propia naturaleza de esta ley, que solo prevé lo general y común, sin tener en cuenta los medios locales de administración, que deja en manos de la autoridad competente de cada diócesis, ya que las circunstancias concretas siempre ofrecen una gran variedad y exigen la máxima libertad de acción. La Sede Apostólica tampoco ha legislado jamás sobre las cancillerías diocesanas; ni siquiera el nombramiento de un vicario general es obligatorio según el derecho común. Si bien, como se ha descrito, los métodos de administración diocesana presentan una considerable variedad, existe, por otro lado, cierta uniformidad. Cada diócesis, al fin y al cabo, está obligada a observar el derecho común, goza de un margen de libertad idéntico y de límites idénticos a su autoridad. Por consiguiente, es probable que cada diócesis, a priori, desarrolle su administración siguiendo líneas similares, pero lo hace regularmente en armonía con las demás, en particular con las diócesis vecinas. De esta forma, las diócesis de un país determinado llegan a tener una administración oficial similar . En el transcurso del siglo pasado, el sistema diocesano se introdujo generalmente en muchos países cuyas iglesias habían estado hasta entonces bajo un gobierno más o menos provisional (por ejemplo, Estados Unidos, Inglaterra , Escocia , India ). Naturalmente, los obispos de estas nuevas diócesis buscaron de inmediato proveer una administración ordenada y establecer métodos adecuados para la misma. Así vemos que los sínodos nacionales y provinciales más recientes hicieron mucho hincapié en la creación de cancillerías diocesanas. El Primer Concilio Plenario de Baltimore (1852) expresó el deseo de que en cada diócesis hubiera una cancillería, para facilitar la administración eclesiástica y establecer para su funcionamiento un sistema más o menos idéntico. El Sínodo Nacional de Thurles en Irlanda (1850) dispuso el establecimiento y la conservación de archivos diocesanos. De manera similar para Inglaterra el Sínodo Provincial de Westminster (1852).
De acuerdo con estas recomendaciones, la cancillería diocesana está compuesta por un número determinado de funcionarios designados por el obispo. En Estados Unidos, Inglaterra y Australia , además del vicario general, suelen existir un canciller diocesano y un secretario. En las diócesis europeas, la cancillería se organiza de diversas maneras, según la extensión de la diócesis. Generalmente, cada diócesis cuenta con un canciller o secretario con el personal necesario. En las diócesis de Alemania, gran parte de la administración se lleva a cabo mediante una oficina oficial (Offizialat), como se describió anteriormente, es decir, el vicariato general, al que se adjuntan una secretaría, una oficina de registro y una cancillería. En la diócesis de Breslau existe una institución conocida como la « Cancillería Secreta » (Geheimkanzlei), que solo tramita los asuntos decididos personalmente por el príncipe-obispo o con el asesoramiento de este organismo. El príncipe-obispo preside sus sesiones con la ayuda del vicario general. Sus miembros son tres sacerdotes y un consejero laico, a quienes se suman un secretario, un jefe de cancillería, dos secretarios privados, un registrador, etc. La administración diocesana ordinaria la llevan a cabo otras dos oficinas, el vicariato general y el consistorio diocesano, mutuamente independientes, pero que actúan en nombre del príncipe-obispo. Para el cargo de canciller diocesano en los Estados Unidos, véase «Acta et Decreta» del Tercer Concilio Plenario de Baltimore, en el índice, pág. 303, y del Sínodo de Maynooth (1900), sv «Archiva».
JOSÉ LAURENTIO